Algemene voorwaarden Voorraadsysteem.com

Versie 1, 28 september 2026.

Voorraadsysteem.com is een dienst van Broer Collective. Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Voorraadsysteem.com en voor alles wat we daarbij voor je doen. Hoofdstuk 1 geldt voor alles, hoofdstuk 2 gaat over het systeem zelf en hoofdstuk 3 is de verwerkersovereenkomst. Hoofdstuk 1 is gelijk aan hoofdstuk 1 van de algemene voorwaarden van Broer Collective.

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1. Wie we zijn

Broer Collective
Zwolsedijk 16E, 8061 RD Hasselt
KvK 82682321, btw NL003712876B10
hallo@broercollective.com, 038 369 03 80

Voorraadsysteem.com is een dienst van Broer Collective. In deze voorwaarden zijn "we", "wij" en "ons" Broer Collective.

Artikel 2. Begrippen

• Klant ("je", "jij"): het bedrijf of de organisatie die met ons een overeenkomst sluit of daarover met ons in gesprek is.
• Overeenkomst: elke afspraak tussen jou en ons, zoals een geaccepteerde offerte, een abonnement of een opdracht per e-mail.
• Dienst: alles wat we voor je doen of leveren, zoals software die we via internet beschikbaar stellen, koppelingen, automatiseringen, websites, hosting, maatwerk, advies en ondersteuning.
• Abonnement: een dienst waarvoor je per maand betaalt.
• Schriftelijk: per e-mail of per brief.
• Werkdag: maandag tot en met vrijdag, behalve Nederlandse feestdagen.

Artikel 3. Wanneer deze voorwaarden gelden

1. Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, elke overeenkomst en alles wat we voor je doen.
2. We werken alleen voor bedrijven en organisaties, dus voor wie handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Met consumenten sluiten we geen overeenkomst.
3. Je eigen voorwaarden, zoals inkoopvoorwaarden, gelden niet, tenzij we dat schriftelijk met je afspreken.
4. Afwijken van deze voorwaarden kan alleen als we dat schriftelijk afspreken. Zo'n afspraak geldt alleen voor de overeenkomst waarbij we hem maakten.
5. Staat er in een offerte of overeenkomst iets anders dan in deze voorwaarden, dan geldt wat in de offerte of overeenkomst staat.
6. Is een bepaling ongeldig of wordt hij vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. We spreken dan samen een nieuwe bepaling af die zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de oude blijft.
7. Vragen we een keer niet om naleving van een bepaling, dan blijft die bepaling gewoon gelden.

Artikel 4. Offertes en prijzen op de website

1. Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.
2. We maken een offerte op basis van wat je ons vertelt. Blijkt dat niet te kloppen of niet volledig te zijn, dan mogen we de offerte aanpassen.
3. Een duidelijke vergissing of tikfout in een offerte, op de website of in een prijslijst bindt ons niet.
4. Bestaat een offerte uit meer onderdelen, dan zijn we niet verplicht een deel uit te voeren voor een deel van de prijs.
5. Prijzen en kortingen uit een offerte gelden niet vanzelf voor latere opdrachten.
6. Prijzen op onze websites met "vanaf" zijn richtprijzen. Wat je betaalt, staat in je offerte of abonnement.

Artikel 5. De overeenkomst en de uitvoering

1. De overeenkomst begint zodra je de offerte schriftelijk accepteert, of zodra we op jouw verzoek met het werk beginnen.
2. We mogen een overeenkomst weigeren of (nog) niet uitvoeren als we een goede reden hebben om te denken dat je je verplichtingen niet kunt nakomen, bijvoorbeeld de betaling. We laten je dat zo snel mogelijk weten.
3. We doen ons werk zo goed als je mag verwachten van een zorgvuldige en vakkundige leverancier. Dat is een inspanningsverplichting: een bepaald resultaat beloven we alleen als we dat uitdrukkelijk en schriftelijk afspreken.
4. Een datum of termijn die we noemen, zoals een opleverdatum of de datum waarop een koppeling werkt, is een streefdatum en geen fatale termijn. Halen we hem niet, stel ons dan eerst schriftelijk in gebreke en geef ons een redelijke termijn om het alsnog te doen.
5. We mogen anderen inschakelen bij het werk, zoals een hostingbedrijf. Tegenover jou blijven we zelf verantwoordelijk voor het werk. Voor persoonsgegevens gelden ook de afspraken in het hoofdstuk over persoonsgegevens. De artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek gelden niet.

Artikel 6. Wat we van je nodig hebben

1. Je geeft ons op tijd de informatie, toegang en medewerking die we nodig hebben, zoals toegang tot je systemen of je verkoopkanalen, je artikelgegevens en je teksten en foto's. Je staat ervoor in dat die kloppen.
2. Komt informatie te laat, is ze niet volledig of klopt ze niet, en kost ons dat extra werk, dan mogen we dat extra werk rekenen. De planning schuift dan op.
3. Je houdt je inloggegevens geheim en zorgt dat alleen mensen die dat mogen je accounts gebruiken. Wat er onder jouw accounts gebeurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid. Vermoed je misbruik, meld het ons dan meteen.
4. Je gebruikt onze diensten niet in strijd met de wet of met de rechten van anderen, en niet op een manier die de dienst, onze servers of andere klanten schaadt, zoals spam, schadelijke software, inbraakpogingen of overbelasting.
5. Veranderen je bedrijfsgegevens, je factuuradres of je contactpersoon, laat het ons dan weten.
6. Houd je je niet aan dit artikel, dan mogen we de dienst (deels) opschorten zolang dat duurt. We waarschuwen je eerst, behalve als het dringend is, bijvoorbeeld omdat de server of andere klanten er last van hebben.

Artikel 7. Prijzen

1. Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw.
2. We mogen de prijzen van abonnementen een keer per kalenderjaar verhogen met de inflatie, volgens de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS over de twaalf maanden daarvoor.
3. Andere prijswijzigingen van een abonnement laten we je minstens 30 dagen vooraf schriftelijk weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je het abonnement opzeggen tegen de dag waarop de nieuwe prijs ingaat.
4. Verandert de btw of een andere heffing van de overheid, dan passen we de prijs meteen aan.
5. Wil je iets wat niet in je offerte of abonnement zit (meerwerk), dan noemen we eerst de prijs of een schatting van de uren en de kosten. We beginnen pas als je daar schriftelijk mee akkoord bent. Een e-mail is genoeg.

Artikel 8. Betalen

1. We sturen facturen per e-mail. Je betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij op de factuur een andere termijn staat.
2. Een abonnement factureren we per maand vooraf. Wat afhangt van je gebruik, zoals bestellingen boven het aantal in je abonnement, factureren we de maand erna.
3. Voor eenmalig werk staat in de offerte wanneer we factureren.
4. Betaal je niet op tijd, dan sturen we een herinnering met een nieuwe termijn van 14 dagen. Betaal je ook dan niet, dan ben je in verzuim. Je betaalt dan de wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag, en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van € 40.
5. Ben je in verzuim, dan mogen we de dienst opschorten tot alles is betaald, bijvoorbeeld door de toegang tot je omgeving te beperken. We laten je dat minstens 5 werkdagen vooraf weten. Je betalingsverplichting loopt gewoon door.
6. Je mag een betaling niet opschorten of verrekenen met iets wat we jou volgens jou verschuldigd zijn.
7. Klopt een factuur volgens jou niet, laat het ons dan binnen 14 dagen na de factuurdatum weten. Het deel waar je het mee eens bent, betaal je op tijd.
8. Ga je failliet, vraag je surseance van betaling aan, stop je met je bedrijf of wordt er beslag gelegd op een groot deel van je bezit, dan is alles wat je ons verschuldigd bent meteen opeisbaar.
9. Een betaling gaat eerst af van de rente en de kosten, en daarna van de oudste openstaande factuur.

Artikel 9. Duur en einde

1. Een abonnement loopt voor onbepaalde tijd, tenzij we iets anders afspreken.
2. Jij en wij kunnen een abonnement opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van een maand. Zeg je bijvoorbeeld op 10 maart op, dan loopt het abonnement tot en met 30 april.
3. Opzeggen doe je schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail aan hallo@broercollective.com. We bevestigen je opzegging binnen 5 werkdagen.
4. Jij en wij mogen de overeenkomst direct (deels) ontbinden, zonder schadevergoeding te hoeven betalen, als de ander:
   1. na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn zijn verplichtingen nog steeds niet nakomt; of
   2. failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt, zijn bedrijf stopt of wordt geliquideerd.
5. Wat we al hebben gedaan en gefactureerd, blijf je verschuldigd. Eindigt de overeenkomst door ontbinding, dan is het meteen opeisbaar.
6. Wat er bij het einde met je gegevens gebeurt, staat in het artikel "Back-ups en einde" en in het hoofdstuk over persoonsgegevens.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

1. Schieten we tekort, stel ons dan eerst schriftelijk in gebreke, met een redelijke termijn om het te herstellen. Dat hoeft niet als herstel niet meer mogelijk is.
2. We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade. Daaronder verstaan we alleen:
   1. de redelijke kosten om onze prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten voldoen, maar niet als je de overeenkomst ontbindt;
   2. de redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen, als die schade onder dit artikel valt;
   3. de redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken, als je laat zien dat die kosten de schade echt hebben beperkt.
3. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade. Daaronder valt onder meer: gevolgschade, gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, schade door stilstand van je bedrijf, maatregelen of boetes van verkoopplatforms of vervoerders, en schade door verloren of beschadigde gegevens.
4. Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot:
   1. bij een abonnement: zes keer het maandbedrag dat je voor die dienst betaalt, exclusief btw;
   2. bij eenmalig werk: de prijs van die opdracht, exclusief btw.

   Een reeks samenhangende gebeurtenissen telt als een gebeurtenis.

5. De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van ons of van onze leidinggevenden.
6. Meld schade zo snel mogelijk schriftelijk, en uiterlijk binnen 2 maanden nadat je hem ontdekte of redelijkerwijs had kunnen ontdekken. Een vordering tot schadevergoeding vervalt 12 maanden nadat hij ontstond.
7. We zijn niet aansprakelijk voor schade doordat we zijn uitgegaan van gegevens van jou die niet klopten of niet volledig waren, of doordat je je niet aan artikel 6 hield.
8. We zijn niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen of beperkingen bij diensten van anderen waarmee we koppelen of die je zelf gebruikt, zoals bol, Shopify, MyParcel, vervoerders, je bank, je internetverbinding en je apparatuur.
9. Stelt iemand anders, zoals een klant van jou, ons aansprakelijk voor schade die samenhangt met jouw gebruik van onze diensten, dan vrijwaar je ons daarvoor. Dat geldt niet voor schade door een fout waarvoor we tegenover jou aansprakelijk zijn.
10. Dit artikel geldt ook voor de mensen en bedrijven die we bij het werk inschakelen.

Artikel 11. Overmacht

1. We zijn niet aansprakelijk als we een verplichting niet kunnen nakomen door een omstandigheid buiten onze macht (overmacht). Daaronder valt ook: een storing bij ons hostingbedrijf of datacenter, een storing in stroom of internet, een aanval op onze systemen (zoals een DDoS-aanval), een leverancier die tekortschiet, een storing of wijziging bij een dienst waarmee we koppelen, ziekte als vervanging redelijkerwijs niet mogelijk is, brand, oorlog, een pandemie, een staking en een maatregel van de overheid.
2. Zolang de overmacht duurt, schorten we onze verplichtingen op. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst schriftelijk (deels) ontbinden, zonder schadevergoeding. Wat we al hebben gedaan, betaal je naar verhouding.

Artikel 12. Geheimhouding

1. We houden allebei geheim wat we van elkaar te weten komen als het vertrouwelijk is, of als de ander redelijkerwijs kan begrijpen dat het vertrouwelijk is. Denk aan bedrijfscijfers, prijsafspraken, gegevens van klanten en inloggegevens.
2. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar is, of die we moeten geven omdat een wet of een rechter dat eist.
3. Deze plicht blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

Artikel 13. Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op onze software, broncode, ontwerpen, documentatie en andere materialen die we maken of gebruiken, blijven bij ons of bij onze licentiegevers, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.
2. Je krijgt een gebruiksrecht voor je eigen bedrijf, zolang de overeenkomst loopt. Dat recht is niet exclusief en je mag het niet overdragen of aan een ander in sublicentie geven.
3. Je mag onze software niet kopiëren, doorverkopen, aan anderen beschikbaar stellen of aanpassen, en niet proberen de broncode te achterhalen, tenzij de wet dat toestaat of we er schriftelijk mee instemmen.
4. Jouw gegevens blijven van jou: je artikelen, bestellingen, klanten, teksten, foto's en logo's. Je geeft ons toestemming ze te gebruiken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren. Je staat ervoor in dat je de rechten hebt op wat je aanlevert, en je vrijwaart ons voor aanspraken van anderen daarover.
5. We mogen je bedrijfsnaam en logo noemen als referentie, bijvoorbeeld op onze website, tenzij je daar bezwaar tegen maakt. Schermafbeeldingen van jouw site of systeem, of een beschrijving van je project, gebruiken we alleen met je toestemming.
6. Geef je ideeën of voorstellen om onze diensten te verbeteren, dan mogen we die vrij gebruiken, zonder vergoeding.

Artikel 14. Klachten

1. Een klacht over een dienst meld je schriftelijk, met een zo precies mogelijke omschrijving, binnen 2 maanden nadat je het probleem ontdekte of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
2. We reageren binnen 5 werkdagen. Geef ons redelijk de tijd om de klacht te onderzoeken en op te lossen.
3. Is de klacht terecht, dan herstellen we het of doen we het werk opnieuw. Kan dat niet of is het niet meer zinvol, dan crediteren we een evenredig deel van de prijs.
4. Een klacht schort je betalingsverplichting niet op.

Artikel 15. Overdracht

1. Je mag de overeenkomst, of rechten en plichten eruit, alleen aan een ander overdragen als we daar schriftelijk mee instemmen.
2. We mogen de overeenkomst overdragen aan een onderneming die ons bedrijf, of het deel waar de dienst bij hoort, voortzet, bijvoorbeeld een besloten vennootschap die we zelf oprichten. Je geeft daar nu al toestemming voor. We laten het je vooraf weten.

Artikel 16. Wijzigen van deze voorwaarden

1. We mogen deze voorwaarden wijzigen. De nieuwe versie sturen we je minstens 30 dagen voordat hij ingaat.
2. Is een wijziging in je nadeel en ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat.
3. Dat recht heb je niet bij een wijziging die alleen in je voordeel is, of die nodig is door een nieuwe wet.

Artikel 17. Recht en geschillen

1. Op elke overeenkomst met ons is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.
2. Bij een geschil zoeken we eerst samen naar een oplossing. We kunnen daarvoor ook samen een mediator vragen.
3. Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter bij de rechtbank Overijssel, locatie Zwolle, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.

Artikel 18. Wat blijft gelden na het einde

Afspraken die naar hun aard na het einde van de overeenkomst blijven gelden, zoals over geheimhouding, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, persoonsgegevens en geschillen, blijven na het einde gelden.

Hoofdstuk 2. Voorraadsysteem.com

Artikel 19. Wat Voorraadsysteem.com is

1. Voorraadsysteem.com is software die we via internet beschikbaar stellen. Je krijgt een eigen, afgeschermde omgeving die je in een browser gebruikt. Je hoeft niets te installeren.
2. Welke modules je gebruikt en wat ze kosten, staat in je offerte of abonnement. Een overzicht van de modules en de prijzen staat op voorraadsysteem.com/prijzen.
3. Voorraadsysteem.com is standaardsoftware. Wat een module doet, staat op de website en in de offerte. Aanpassingen voor jou alleen zijn maatwerk (artikel 29).
4. Het systeem draait op servers die we huren bij een hostingbedrijf, in een datacenter in Duitsland.

Artikel 20. Start en proefperiode

1. We zetten je omgeving klaar zodra we hebben wat daarvoor nodig is, zoals de toegang tot je verkoopkanalen en je artikelgegevens. We hebben de dienst geleverd zodra je kunt inloggen.
2. Een proefperiode is mogelijk in overleg. Spreken we er een af, dan staat hij in je offerte en kun je in die periode kosteloos opzeggen. Zeg je niet op, dan loopt het abonnement na de proefperiode door zoals in de offerte staat.
3. Spreken we af dat we je gegevens uit een ander systeem overzetten, dan doen we dat zo goed mogelijk. Controleer het resultaat en bewaar je oude gegevens tot je dat hebt gedaan. Zit het overzetten niet in de prijs, dan is het maatwerk.

Artikel 21. Bestellingen per maand en gebruik

1. In je abonnement zit een aantal bestellingen per kalendermaand. Dat aantal staat in je offerte of op de prijzenpagina. We tellen alle bestellingen die in die maand in je omgeving binnenkomen, van alle kanalen samen.
2. Kom je boven dat aantal, dan betaal je per extra bestelling het bedrag uit je offerte of van de prijzenpagina. Dat factureren we de maand erna.
3. Hetzelfde geldt voor andere grenzen van een module, zoals het aantal leveranciers.
4. Vraagt je gebruik veel meer van de server dan normaal, bijvoorbeeld door heel vaak bij te werken, heel veel verzoeken naar een koppeling te sturen of heel grote bestanden in te lezen, dan mogen we het beperken. We overleggen eerst met je, behalve als het dringend is omdat de server of andere klanten er last van hebben.

Artikel 22. Koppelingen met bol, Shopify en andere diensten

1. Het systeem koppelt met diensten van anderen, zoals bol, Shopify en MyParcel. Je houdt je eigen account en overeenkomst bij die diensten, en je houdt je aan hun voorwaarden.
2. Je geeft ons toestemming om met de toegang die je ons geeft, zoals API-sleutels, namens jou gegevens op te halen en te versturen, zoals voorraad, prijzen, bestellingen, verzendgegevens en facturen.
3. Verandert een dienst zijn koppeling (API), of beperkt hij die, dan passen we het systeem zo snel als redelijk kan aan.
4. Stopt een dienst met zijn koppeling, of wordt die onredelijk duur, dan kunnen we de koppeling stoppen. We laten je dat zo vroeg mogelijk weten. Is die koppeling voor jou wezenlijk, dan kun je het abonnement opzeggen tegen de dag dat de koppeling stopt.

Artikel 23. Jouw instellingen en gegevens

1. Het systeem voert uit wat jij instelt. Je controleert zelf of je instellingen en gegevens kloppen, zoals voorraad, prijzen, gewichten en afmetingen, adressen, verzendopties, btw-tarieven en factuurgegevens.
2. Het systeem werkt je voorraad op je verkoopkanalen automatisch en vaak bij, maar niet op precies hetzelfde moment als een verkoop. Er kan dus kort een verschil zijn tussen de kanalen. We zijn niet aansprakelijk voor verkopen boven je voorraad of voor annuleringen, en ook niet voor de gevolgen daarvan bij een verkoopplatform, zoals een lagere prestatiescore of een boete. Dat is anders als het komt door een fout in het systeem waarvoor we volgens artikel 10 aansprakelijk zijn.

Artikel 24. Verzendlabels

1. Een label maak je aan via je eigen account bij de vervoerder of het verzendplatform. De kosten van het label zijn voor jou.
2. Maakt het systeem door een fout in de software een onjuist of dubbel label aan, dan vergoeden we de verzendkosten die daardoor onterecht zijn gerekend, tot € 500 per voorval en € 2.000 per kalenderjaar. Andere schade door zo'n label, zoals een pakket dat te laat aankomt, vergoeden we niet.
3. Is een label onjuist door gegevens die jij hebt ingevoerd of ingesteld, zoals het gewicht, de afmetingen, het adres of de verzendoptie, dan zijn de kosten voor jou.

Artikel 25. Repricer

1. De repricer past je prijzen op bol aan binnen de minimum- en maximumprijzen die je zelf instelt. Je bent zelf verantwoordelijk voor die grenzen.
2. Een prijs binnen jouw grenzen geldt als jouw prijs. We zijn niet aansprakelijk voor gemiste marge of omzet door de prijzen die de repricer binnen je grenzen kiest.
3. Zet de repricer door een fout in de software een prijs buiten je grenzen, dan zijn we aansprakelijk volgens artikel 10. Zie je zo'n prijs, zet de repricer dan uit en meld het ons meteen.

Artikel 26. Facturen, boekhouding en kassa

1. De modules voor facturen, boekhouding en de kassa helpen je met je administratie. Je blijft zelf verantwoordelijk voor je administratie en je btw-aangifte, en voor het bewaren van je gegevens zo lang als de wet dat vraagt. Controleer facturen en overzichten voor je ze gebruikt.
2. Download regelmatig je facturen en overzichten, en in elk geval voor het einde van de overeenkomst. Het systeem is geen archief voor de wettelijke bewaarplicht na het einde van de overeenkomst.
3. Voor de kassa heb je eigen apparatuur nodig, zoals een aanraakscherm, een barcodescanner en een printer. Die apparatuur valt niet onder deze dienst. Leveren we apparatuur, dan staan de afspraken daarover in de offerte.
4. Pinbetalingen en andere betalingen lopen via je eigen overeenkomst met de aanbieder daarvan.

Artikel 27. Beschikbaarheid, onderhoud en veranderingen

1. We doen ons best om het systeem altijd bereikbaar te houden, maar we kunnen niet garanderen dat het nooit uitvalt of geen fouten bevat. We controleren automatisch en doorlopend of het werkt.
2. Onderhoud plannen we zo veel mogelijk buiten kantoortijden. Is het systeem daardoor langer dan een half uur onbereikbaar, dan laten we je dat vooraf weten. Bij een dringend beveiligingsprobleem mogen we meteen ingrijpen.
3. We verbeteren het systeem doorlopend. Updates zitten in de prijs. We mogen de werking aanpassen, zolang het systeem in grote lijnen blijft doen wat we hebben afgesproken.
4. Halen we een functie weg die je gebruikt, dan laten we je dat minstens 3 maanden vooraf weten. Dat hoeft niet als het meteen moet voor de veiligheid, of door een wijziging bij een gekoppelde dienst. Is die functie voor jou wezenlijk, dan kun je het abonnement opzeggen tegen de dag dat hij verdwijnt.
5. Een fout die je meldt, onderzoeken we zo snel mogelijk en lossen we binnen een redelijke termijn op. Een storing waardoor je bedrijf stilligt, heeft voorrang.
6. Komt een fout door een wijziging die jij of een ander zonder ons akkoord aanbracht, door gebruik dat niet past bij onze aanwijzingen, of door gegevens van jou die niet kloppen, dan mogen we het herstel rekenen.

Artikel 28. Back-ups en einde

1. We maken elke nacht een back-up van je gegevens en bewaren die 14 dagen. Back-ups zijn bedoeld om te herstellen na een storing of fout, niet als archief.
2. Gaan er gegevens verloren of kapot, dan zetten we de laatste goede back-up terug. Wat daarna is ingevoerd, kan verloren zijn. Komt het verlies niet door ons, bijvoorbeeld omdat je zelf iets hebt verwijderd, dan mogen we het terugzetten rekenen.
3. Eindigt je abonnement, dan kun je tot 30 dagen na het einde kosteloos een kopie krijgen van de gegevens die het systeem van je bewaart, zoals je artikelen, voorraad, voorraadmutaties en facturen, in een gangbaar formaat zoals CSV of PDF. Je bestellingen staan ook in je eigen account bij je verkoopkanalen, zoals Shopify en bol. Wil je een ander formaat, of hulp bij het overzetten naar een ander systeem, dan is dat maatwerk.
4. Daarna verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen. Kopieën in back-ups verdwijnen vanzelf na de bewaartermijn van de back-ups.

Artikel 29. Maatwerk

1. Maatwerk is alles wat we op jouw verzoek bouwen of aanpassen buiten de standaardsoftware, zoals een extra koppeling, een eigen scherm of rapport, of een aanpassing aan jouw werkwijze.
2. We noemen vooraf de prijs of een schatting van de uren en de kosten, en beginnen pas als je daar schriftelijk mee akkoord bent. Werken we op een schatting en lopen we er meer dan 10% overheen, dan overleggen we met je voordat we verdergaan.
3. Fouten in maatwerk die je binnen een maand na de oplevering meldt, herstellen we kosteloos. Daarna rekenen we het herstel, tenzij het maatwerk in een abonnement zit.
4. We mogen een verzoek voor maatwerk weigeren, bijvoorbeeld als het de werking of de veiligheid van het systeem raakt.
5. Maatwerk in het systeem blijft van ons (artikel 13). We mogen het ook voor andere klanten gebruiken, zonder jouw gegevens of vertrouwelijke informatie.
6. Heeft maatwerk een maandprijs, zoals een koppeling op maat, dan gelden daarvoor ook de afspraken over abonnementen.

Hoofdstuk 3. Persoonsgegevens (verwerkersovereenkomst)

Artikel 30. Rollen

1. Zet je persoonsgegevens in onze diensten, zoals namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van je klanten, of gegevens van je medewerkers die inloggen, dan verwerken we die voor jou. Jij bent dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij de verwerker, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit hoofdstuk is de verwerkersovereenkomst van artikel 28 lid 3 AVG.
2. Van wie we gegevens verwerken, welke, waarvoor en waar, staat in de bijlage.
3. Jij bepaalt waarvoor en hoe de gegevens worden verwerkt. Je staat ervoor in dat je dat mag volgens de AVG, bijvoorbeeld doordat je je klanten vertelt wat je met hun gegevens doet.
4. Voor de gegevens die we zelf nodig hebben om met jou zaken te doen, zoals de gegevens van je contactpersoon en je facturen, zijn we zelf verantwoordelijk. Daarvoor geldt onze privacyverklaring.

Artikel 31. Wat we met de gegevens doen

1. We verwerken de gegevens alleen om de overeenkomst uit te voeren en volgens jouw schriftelijke instructies. De instellingen die je in het systeem kiest, gelden ook als instructie. Verplicht een wet ons om iets anders te doen, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt.
2. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we je dat meteen weten.
3. We gebruiken de gegevens niet voor onszelf en verkopen ze niet.
4. Iedereen die voor ons toegang heeft tot de gegevens, heeft een geheimhoudingsplicht.
5. Jouw gegevens staan gescheiden van die van andere klanten.

Artikel 32. Waar de gegevens staan en wie ons helpt

1. De gegevens staan op servers in Duitsland. We brengen ze niet buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij je daar schriftelijk mee instemt en de AVG het toestaat.
2. Je geeft ons toestemming om de sub-verwerkers uit de bijlage in te schakelen. We leggen hun minstens dezelfde verplichtingen op als in dit hoofdstuk, en blijven tegenover jou verantwoordelijk voor hun werk.
3. Willen we een sub-verwerker toevoegen of vervangen, dan laten we je dat minstens 30 dagen vooraf weten. Heb je daar een gegronde reden tegen, dan zoeken we samen een oplossing. Lukt dat niet, dan kun je de dienst die het raakt opzeggen tegen de dag van de wijziging.
4. Diensten die je zelf koppelt, zoals bol, Shopify of MyParcel, zijn geen sub-verwerkers van ons. Met die diensten heb je zelf een overeenkomst, en we sturen gegevens daarheen op jouw instructie.

Artikel 33. Beveiliging

1. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, zoals artikel 32 AVG vraagt. Ze passen bij de risico's en bij de stand van de techniek.
2. In elk geval: versleutelde verbindingen (https), een firewall, inloggen op de server alleen met een digitale sleutel, automatische beveiligingsupdates, elke nacht een back-up, gescheiden omgevingen per klant, en toegang tot de gegevens alleen voor wie dat voor het werk nodig heeft.
3. Je zorgt zelf voor sterke wachtwoorden en voor de beveiliging van je eigen apparaten en accounts.
4. Wil je extra beveiliging, dan kan dat tegen een vergoeding die we vooraf afspreken.

Artikel 34. Datalekken

1. Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek) die jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekten.
2. We vertellen je dan wat we weten: wat er is gebeurd, welke gegevens het raakt en van ongeveer hoeveel mensen, wat de gevolgen waarschijnlijk zijn, en wat we hebben gedaan of voorstellen om het op te lossen en de gevolgen te beperken. Wat we later nog te weten komen, sturen we na.
3. Jij beslist of je het datalek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de mensen van wie de gegevens zijn. Wij melden het hun niet zelf, tenzij de wet ons dat verplicht of jij het ons vraagt. We helpen je met de melding.

Artikel 35. Rechten van betrokkenen en andere hulp

1. Vraagt iemand je om inzage, correctie, verwijdering of een kopie van zijn gegevens, dan helpen we je daarbij voor zover dat redelijk kan. Veel daarvan kun je zelf in het systeem. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door.
2. Als je dat vraagt, helpen we je ook met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of met een vraag van de Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Kost die hulp meer dan een beetje tijd, dan mogen we die rekenen tegen ons gewone tarief.

Artikel 36. Controle

1. Je mag een keer per jaar laten controleren of we ons aan dit hoofdstuk houden, zelf of door een onafhankelijke deskundige met een geheimhoudingsplicht. Je kondigt dat minstens 4 weken vooraf aan. We geven de informatie die daarvoor redelijkerwijs nodig is.
2. De kosten van de controle zijn voor jou, ook de redelijke tijd die wij eraan besteden. Blijkt dat we ons niet aan dit hoofdstuk hielden, dan zijn de kosten voor ons en lossen we het op.
3. Je geeft ons een kopie van het verslag.

Artikel 37. Einde

1. Eindigt de overeenkomst, dan gaan we met de gegevens om zoals het artikel "Back-ups en einde" beschrijft. Moeten we gegevens langer bewaren omdat een wet dat eist, dan gebruiken we ze alleen daarvoor.
2. Als je dat vraagt, bevestigen we schriftelijk dat we de gegevens hebben verwijderd.

Bijlage bij hoofdstuk 3. Overzicht van de verwerking